Dalam era digital yang serba terkoneksi ini, data pribadi menjadi aset yang sangat berharga sekaligus rentan. Di Indonesia, kesadaran akan pentingnya perlindungan data pribadi telah diwujudkan melalui pengesahan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Salah satu poin krusial yang diatur dalam UU tersebut adalah keberadaan Data Protection Officer (DPO), atau Petugas Pelindungan Data Pribadi. Pertanyaan yang sering muncul adalah: apakah penunjukan DPO ini merupakan kewajiban mutlak bagi setiap organisasi di Indonesia, atau hanya sebuah opsi?
Artikel ini akan mengupas tuntas peran DPO, landasan hukumnya di Indonesia, serta kriteria yang menentukan apakah suatu organisasi wajib menunjuk DPO atau tidak. Kami juga akan membahas mengapa penunjukan DPO, sekalipun tidak wajib, tetap merupakan langkah strategis yang sangat dianjurkan.
Apa Itu Data Protection Officer (DPO)?
Data Protection Officer (DPO) adalah individu atau tim yang ditunjuk dalam sebuah organisasi untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan pelindungan data pribadi. Peran utama DPO adalah bertindak sebagai penasihat ahli internal, titik kontak bagi individu yang datanya diproses (subjek data), dan penghubung dengan otoritas pelindungan data. Mereka berperan penting dalam membantu organisasi mengelola risiko terkait data pribadi dan membangun budaya privasi yang kuat.
UU PDP: Landasan Hukum Pelindungan Data Pribadi di Indonesia
Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) yang disahkan pada tahun 2022 menjadi tonggak sejarah baru bagi regulasi data pribadi di Indonesia. UU ini mengatur secara komprehensif mulai dari hak subjek data, kewajiban Pengendali Data Pribadi dan Prosesor Data Pribadi, hingga sanksi administratif dan pidana bagi pelanggar. Keberadaan DPO secara spesifik diatur dalam Bab VI tentang Petugas Pelindungan Data Pribadi, memberikan dasar hukum yang jelas mengenai peran dan penunjukaya.
Kapan Penunjukan DPO Menjadi Wajib Menurut UU PDP?
Pasal 38 Ayat (1) Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) secara eksplisit menyebutkan kriteria yang mewajibkan Pengendali Data Pribadi dan Prosesor Data Pribadi untuk menunjuk seorang DPO. Penunjukan DPO menjadi wajib apabila:
-
Kegiatan utama Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi adalah melakukan Pemrosesan Data Pribadi untuk tujuan Pemantauan Sistematis dan Berskala Besar.
- Pemantauan Sistematis: Ini merujuk pada pemrosesan data yang dilakukan secara terencana, teratur, dan terorganisir, bukan insidental. Contohnya meliputi pelacakan perilaku daring pengguna, penggunaan CCTV untuk pengawasan umum, atau sistem penilaian kredit yang otomatis.
- Berskala Besar: Istilah ini tidak memiliki definisi kuantitatif yang pasti dalam UU PDP saat ini, namun umumnya diartikan sebagai pemrosesan data yang melibatkan sejumlah besar subjek data, volume data yang signifikan, atau area geografis yang luas. Contohnya termasuk perusahaan telekomunikasi, platform media sosial, bank, atau penyedia layanan e-commerce besar.
-
Kegiatan utama Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi adalah melakukan Pemrosesan Data Pribadi Kategori Khusus dan/atau Data Pribadi yang berkaitan dengan tindak pidana dalam skala besar.
- Data Pribadi Kategori Khusus: UU PDP Pasal 4 Ayat (2) mendefinisikan Data Pribadi Kategori Khusus meliputi data dan informasi kesehatan, data biometrik, data genetika, catatan kejahatan, data anak, data keuangan pribadi, dan data laiya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pemrosesan data semacam ini memiliki risiko yang lebih tinggi terhadap hak dan kebebasan subjek data.
- Data Pribadi yang Berkaitan dengan Tindak Pidana: Data ini mencakup informasi tentang catatan kriminal, investigasi, atau hukuman.
- Dalam Skala Besar: Sama seperti poin pertama, ini mengacu pada volume dan jangkauan pemrosesan data tersebut. Organisasi seperti rumah sakit, lembaga keuangan, atau lembaga penegak hukum yang menangani jenis data ini dalam jumlah besar wajib menunjuk DPO.
Dengan demikian, tidak semua organisasi wajib menunjuk DPO. Kewajiban ini berlaku spesifik bagi mereka yang kegiatan intinya melibatkan pemrosesan data pribadi dalam skala besar dan/atau pemrosesan data kategori khusus yang berisiko tinggi.
Kapan Penunjukan DPO Bersifat Opsional (Namun Dianjurkan)?
Bagi organisasi yang tidak memenuhi kriteria wajib di atas, penunjukan DPO memang bersifat opsional. Namun, sangat dianjurkan untuk tetap mempertimbangkan penunjukan DPO atau setidaknya memiliki personel yang bertanggung jawab khusus terhadap pelindungan data. Mengapa demikian?
- Kepatuhan Proaktif: Memiliki DPO menunjukkan komitmen organisasi terhadap tata kelola data yang baik dan kepatuhan terhadap prinsip-prinsip UU PDP, bahkan jika tidak diwajibkan secara hukum.
- Mitigasi Risiko: DPO dapat membantu mengidentifikasi dan mengurangi risiko pelanggaran data, kebocoran data, atau insiden keamanan laiya, yang pada akhirnya dapat mencegah kerugian finansial dan reputasi.
- Membangun Kepercayaan: Kehadiran DPO dapat meningkatkan kepercayaan subjek data bahwa informasi pribadi mereka ditangani dengan aman dan bertanggung jawab.
- Panduan Internal: DPO dapat menjadi sumber daya internal yang berharga untuk memberikan panduan, pelatihan, dan rekomendasi terkait praktik terbaik pelindungan data kepada seluruh karyawan.
Tugas dan Tanggung Jawab Utama Seorang DPO
Pasal 39 UU PDP merinci tugas dan tanggung jawab seorang DPO, antara lain:
- Memantau kepatuhan Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi terhadap ketentuan UU PDP dan peraturan pelaksanaaya.
- Memberikan saran kepada Pengendali Data Pribadi atau Prosesor Data Pribadi terkait penilaian dampak pelindungan data pribadi.
- Berkoordinasi dan bertindak sebagai penghubung untuk masalah yang berkaitan dengan Pemrosesan Data Pribadi.
- Memberikan saran dan rekomendasi dalam rangka meningkatkan pelindungan Data Pribadi.
Secara umum, DPO bertanggung jawab untuk memastikan organisasi tidak hanya memenuhi persyaratan hukum, tetapi juga menerapkan praktik terbaik dalam pengelolaan data pribadi.
Dampak Pelanggaran dan Pentingnya Kepatuhan
UU PDP juga mengatur sanksi administratif dan pidana yang cukup berat bagi pelanggaran ketentuan pelindungan data pribadi. Sanksi administratif dapat berupa peringatan tertulis, penghentian sementara kegiatan pemrosesan data pribadi, hingga denda administratif. Denda ini bisa mencapai 2% dari pendapatan tahunan (untuk entitas korporasi). Oleh karena itu, memahami kewajiban dan peran DPO adalah krusial untuk menghindari konsekuensi hukum dan finansial yang serius.
Kesimpulan
Kehadiran Data Protection Officer (DPO) di Indonesia tidak selalu wajib bagi setiap organisasi, namun menjadi keharusan bagi mereka yang melakukan pemrosesan data pribadi secara sistematis, berskala besar, atau melibatkan data kategori khusus dan tindak pidana. Bagi organisasi yang tidak termasuk dalam kriteria wajib, penunjukan DPO tetap merupakan keputusan strategis yang sangat dianjurkan untuk membangun kepercayaan, memitigasi risiko, dan memastikan tata kelola data yang optimal.
Dengan semakin meningkatnya kesadaran akan privasi dan penegakan hukum pelindungan data, memahami peran dan kewajiban DPO menjadi kunci bagi setiap organisasi untuk beroperasi secara aman dan bertanggung jawab di lanskap digital Indonesia.
